Mark Hammar In allen Vorabentwürfen der 2015-Version von ISO 9001, erscheint es so, dass die neue Norm keine Anforderungen für einen Management-Vertreter enthält, doch ist es eine gute Idee, diese Position einfach zu eliminieren? Der Management-Vertreter war Teil der ISO 9001-Anforderungen seit die 2000-Version herauskam und seit damals hat diese Position eine wesentliche Rolle im Management des Qualitätsmanagementsystems (QMS) gespielt. Es ist schwer zu glauben, dass die Ersteller der ISO 9001-Norm nun entschieden haben, dass diese Rolle Zeitverschwendung war; ich vermute eher, dass sie entschieden haben, dass diese Rolle gemeinhin so tief verwurzelt ist, dass sie nicht länger Anforderungen in der Norm benötigt.
Es bleibt daher die Frage; welche Aufgaben hat der Management-Vertreter im QMS, dies es wert sind, beibehalten zu werden? Das Ziel der Implementierung von QMS die Verbesserung ist und alle Unternehmen Überflüssiges von ihren Prozessen entfernen möchten, ist das eine legitime Frage. Ich würde behaupten, dass die folgenden Aktivitäten des Management-Vertreters wertvoll und lohnend sind, auch wenn die aktualisierte Norm diese nicht fordert.
Prozesswartung und Berichterstattung über die Leistung
Ich diskutiere im Blog-Eintrag Was ist der Job des Qualitätsmanagement-Beauftragten über den Bedarf an jemandem, der die Wartung der Prozesse überblickt und an das Management über die Leistung der Prozesse berichtet. Die Prozesseigentümer sind Experten darin, wie ihre Prozesse funktionieren, doch können sie manchmal blind gegenüber den Problemen sein, die durch schlechte Interaktion der Prozesse verursacht werden. Möglich ist, dass die Mitglieder einer Audit-Abteilung sich die Prozess-Interaktionen ansehen und Vorschläge machen, doch oft ist es vorteilhaft, eine Person mit der Verantwortung für das Treffen von Entscheidungen zu haben.
Außerdem, auch wenn es möglich ist, mehrere Prozesseigentümer zu haben, die für die Präsentation von Daten verantwortlich sind, ist es oft effizienter, eine verantwortliche Person für diese Präsentation zu haben, damit die Daten konsistent sind. Zum Beispiel kann Ihr Beschaffungs-Prozesseigentümer berichten, wie sein Prozess seine Aufgaben erfüllt und Ihr Prozesseigentümer für den Wareneingang und die Wareneingangskontrolle kann berichten, wie seine Prozesse funktionieren, doch können diese beiden Prozessberichte aufgrund der Nutzung verschiedener Daten inkonsistent sein. Wenn die Beschaffungsabteilung berichtet, wie schnell die Lieferanten liefern (termingerechte Lieferung), doch der Wareneingangsprozess durch stets inkorrekte Lieferpapiere behindert wird, könnte das ohne eine gemeinsame Person, welche die Daten für die Präsentation überprüft, nicht sichtbar sein.
Sind die Daten konsistent und einfach zu vergleichen, sind sie wertvoller für die Entscheidungsfindung und Verbesserungsmaßnahmen. Analysiert eine Person die Daten auf konsistente Weise, können die Verbesserungsmaßnahmen klarer gesehen werden.
Verbindung mit externen Parteien
Obwohl es nur eine Anmerkung in den ISO 9001-Anforderungen ist, kann es eine der wichtigsten Rollen sein, die der Qualitätsmanagement-Beauftragte spielen kann. Zertifizierungsstellen, Kunden und Regulierungsbehörden werden weiterhin eine federführende Person wollen, die in Bezug auf das Qualitätsmanagementsystem kontaktiert werden kann und bis jetzt war diese Person der Management-Vertreter.
Wie ich in Additional Responsibilities of Quality Management Representatives diskutierte, kann diese wichtige Rolle allen externen Parteien eine Stütze sein. Möchte sich jemand beschweren, wird er eher zufrieden sein, wenn es eine einfach zu kontaktierende Person gibt, als wenn er von einer Person zur anderen geschickt wird, um sein Problem zu lösen. Ein Qualitätsmanagement-Vertreter kann den Unterschied ausmachen zwischen einem rasch gelösten Problem, das den Kunden zufriedenstellt und einem verärgerten Kunden, der das Gefühl hat, dass sein Problem nicht verstanden wurde.
Die richtige Person wird die Rolle hilfreich und effizient machen
Wenn Sie die richtige Person in der Rolle des Qualitätsmanagement-Vertreters haben, werden Sie die Vorteile sehen, die ich in Choosing the best person for the job of quality management representative diskutierte. Diese Person wird helfen, Ihr QMS für Verbesserungen aufzubauen und Ihr Unternehmen zu Effizienz in Prozessen führen. Die ISO 9001-Anforderungen sind weder dazu da, um Ihrem QMS unnötigen Aufwand zu bringen, noch um gute Dinge zu eliminieren. Wenn Sie einen guten Management-Vertreter haben, dann behalten Sie ihn. Die Verbesserungen, die Sie damit erzielen, werden es lohnenswert machen.
Erhalten Sie weitere Informationen zu den Änderungen, die durch ISO 9001:2015 entstanden sind, in der kostenlosen ISO 9001:2015 vs. ISO 9001:2008 Matrix.
