Mark Hammar Si su organización quiere implementar ISO 14001 y certificar su sistema de gestión ambiental (SGA) basándose en el estándar, puede ser abrumado por averiguar por dónde empezar. Para ayudarle con esta tarea, en las siguientes líneas le haremos un resumen de los 13 pasos que son necesarios para asegurarse de que no falta nada durante su implementación y durante su preparación para la certificación:
1) Obtener el apoyo de dirección – El apoyo de la dirección es fundamental. Sin este apoyo la implementación de la SO 14001 seguramente fracasará. Por tanto, necesitas tener un buen argumento para convencer a la dirección de que implementar la ISO 14001 es una buena idea, y si necesitas ayuda puedes echar un vistazo a 6 Beneficios Clave de la ISO 14001 y este Project proposal for ISO 14001:2004 implementation.
2) Identificar requerimientos legales – Hay que asegurarse de que se han identificado los requerimientos legales y otros requerimientos relativos al SGA, ya que esto es otro paso crucial para asegurarse de que su implementación tiene éxito. Consulta también: Demystification of legal requirements in ISO 14001.
3) Definir el alcance del SGA – Para asegurarse de que conoce los límites de lo que se debe hacer, es necesario definir el alcance de su SGA. Esto ayuda a evitar la inclusión de áreas de su negocio que no tengan un efecto sobre el medio ambiente. Las herramientas clave para definir el alcance son la política ambiental y los aspectos ambientales (la interacción que tienes con el ambiente); estos son los primeros documentos que necesitarás para crear el SGA.
4) Definir los procesos y procedimientos del SGA – Se trata de incluir los procesos y procedimientos que se identifican como necesarios para asegurar resultados coherentes y adecuados a la hora de prevenir impactos ambientales negativos y responder a situaciones de emergencia.
5) Implementar los procesos y procedimientos del SGA – A menudo, estos procesos estarán vinculados a los procesos que ya existen en su organización, como el seguimiento de los residuos de sus instalaciones. Ya que no todos los procesos necesitan ser procedimientos documentados, es importante decidir cuáles se documentarán, para de esta manera evitar daños al medio ambiente. Para una buena descripción, vea Mandatory Documentation Required by ISO 14001:2004.
6) Realizar formación y sensibilización – Los empleados deben tener formación sobre conceptos básicos, como qué es la ISO 14001 y por qué la organización ha implementado esto, y además tienen que recibir formación sobre los procesos que hayan cambiado. Es importante que todos en la organización sepan lo que están haciendo con respecto el SGA, y cómo encajan en la ecuación. Consulta también: ISO 14001 Competence, Training & Awareness: Why are they important for your EMS?
7) Seleccionar una entidad certificadora – La entidad certificadora es la empresa que finalmente irá a auditar los procesos de su SGA, los cuales tienen que cumplir con los requerimientos de la ISO 14001, y también comprobarán si el sistema es eficaz y se mejora de manera continua. Es mejor analizar varias entidades de certificación para decidir cual es la más adecuada para su empresa, ya que esto puede ser un paso muy importante en la implementación eficaz de su sistema.
8) Operar el SGA; medir y mantener registros – Aquí es cuando se recogen los registros que serán necesarios durante una auditoría para demostrar que sus procesos cumplen con los requisitos establecidos. Los registros también muestran que los procesos son eficaces y que se están realizando mejoras en el SGA, cuando sea necesario. Las entidades certificadora definirán un cierto periodo de tiempo para comprobar que eso suceda con el fin de asegurar que el sistema es lo suficientemente maduro como para demostrar su cumplimiento. Consulta también: ISO 14001 Control of Records.
9) Realizar auditorías internas – La entidad certificadora le requerirá que audites internamente cada proceso antes de hacer la auditoría de certificación. Esto te dará la oportunidad de asegurarte de que todos los procesos están haciendo lo que habías planeado, y si no, tendrás la oportunidad de solucionar los problemas que encuentres. Consulta ISO 14001 internal audits: Five main steps that can work for you para más detalles.
10) Realizar la revisión por dirección – Tan importante como el apoyo que da la dirección para la implementación de la ISO 14001, es la participación continua de la dirección en el mantenimiento del SGA. Con el fin de asegurar que los procesos tengan los recursos suficientes para ser eficaces y mejorar, la dirección necesita revisar datos especificados de las actividades del SGA y reaccionar adecuadamente a los datos que resulten. Consulta ISO 14001 Management Review and why it is important in your EMS para más detalles.
11) Implementar acciones correctivas – Con el fin de solucionar problemas y mejorar el sistema, es necesario utilizar medidas correctivas para encontrar la causa raíz de cualquier problema detectado, y tomar medidas para corregir esa causa. Estos problemas pueden ser identificados durante mediciones, auditorías internas y la revisión por dirección. Consulta también: Corrective and Preventive Actions to Support Environmental Management.
12-1) Auditoría de certificación – Fase 1 – Aquí la entidad certificadora revisará su documentación para verificar que, en el papel, se han abordado todos los requisitos de la norma ISO 14001. Los auditores emitirán un informe resumiendo aquellos aspectos donde cumples con la norma, y también incluirá los puntos donde no cumples, o donde se ha detectado algún problema, para que de esta manera tengas la oportunidad de implementar cualquier acción correctiva para resolver estos problemas. Lee también: Why should you certify your ISO 14001 Environmental Management System?
12-2) Auditoría de certificación – Fase 2 – Durante esta auditoría, que habitualmente se considera como la principal, los auditores de la entidad certificadora llevarán a cabo la auditoría en el sitio donde se revisarán los registros que has acumulado por los procesos operativos de tu SGA, incluyendo registros de auditorías internas, revisión por dirección y acciones correctivas. Después de esta auditoría, que tendrá una duración de varios días, se emitirá un informe que detallará las conclusiones y si han encontrado el SGA eficaz, y si este cumple con los requisitos de la ISO 14001. Los auditores también harán una recomendación para la certificación si la organización cumple con todos los requisitos; sin embargo, si se detectan no conformidades, deberá abrir acciones correctivas para estos problemas antes de que sea recomendada la certificación.
Un buen plan le ayudará mucho a la hora de implementar y certificar un SGA de acuerdo a la ISO 14001, así que tómese el tiempo necesario para planear y saber qué recursos necesita – esto le ahorrará tiempo y recursos más adelante.
Utilice el Software de Cumplimiento de Conformio para guiarle a través de su proyecto de implementación ISO 14001.
