Mark Hammar En la norma ISO 14001 es relativamente fácil ver cómo los requisitos de la norma siguen el ciclo de la mejora convencional del Plan-Do-Check-Act. Aunque esto es un concepto importante en el mundo de la mejora de procesos, no siempre es fácil ver cómo los requisitos de otras normas de sistemas de gestión (como por ejemplo ISO 9001) siguen este ciclo. Con la ISO 14001, es más fácil ver como los requisitos siguen el ciclo plan-do-check-act.
Para más información sobre el Plan-Do-Check-Act y más información sobre cómo trabaja el Plan-Do-Check-Act en el estándar ISO 9001, consulta Plan-Do-Check-Act (Planificar-Hacer-Revisar-Actuar) en el estándar ISO 9001.
¿Cuáles son las bases del ciclo Plan-Do-Check-Act?
El Plan-Do-Check-Act, que como ya sabemos también es conocido como PDCA (o PHRA por sus iniciales en castellano: Planificar-Hacer-Revisar-Actuar), es un ciclo de mejora que fue originado y hecho popular por dos de los padres modernos del control de la calidad, Walter Shewhart y Deming Edward. El ciclo se usa cuando se implementa un cambio para mejorar un proceso. Un ejemplo rápido sería cuando se intenta reducir el uso de papel en sus instalaciones.
La fase Plan (Planificar), significa reducir el uso de papel en un 10% en el primer año; La fase Do (Hacer), significa que se utiliza papel como se hace normalmente, pero con algunas reducciones, solicitando a la gente imprimir a doble cara; La fase Check (Revisar), significa que se compara el uso de papel real contra el uso de papel reducido que se espera (y a lo mejor detectas que sólo se ha reducido el consumo mensual un 5%); y la fase Act (Actuar) es cuando decides cómo va reaccionar – por ejemplo, configurando las impresoras para que impriman a doble cara por defecto, o concienciando a los trabajadores en la reducción del uso de papel mediante la lectura de documentos en el PC.
¿Cómo se encuentra el ciclo Plan-Do-Check-Act en los requerimientos del estándar ISO 14001?
Mientras que el ejemplo anterior es sólo para un segmento de la gestión ambiental, los requisitos de ISO 14001 se organizan con el fin de crear un sistema de gestión ambiental (a menudo llamado un SGA) en un formato PDCA para todos sus procesos.
Plan. Comenzando con los requisitos generales (cláusula 4.1) y política ambiental (cláusula 4.2), la ISO 14001 destaca la importancia de la planificación para un exitoso SGA. La siguiente sección sobre planificación (cláusula 4.3) profundiza en las diferentes áreas que necesitan tener una buena planificación para el éxito; los aspectos ambientales (la manera en como los procesos interactúan con el medio ambiente) están en cláusula 4.3.1; los requerimientos legales y otros requerimientos (las leyes y los reglamentos que se deben seguir para la protección del medio ambiente) están en la cláusula 4.3.2; y los objetivos, las metas y los programas (los planes específicos puestos en marcha para mejorar) se encuentran en la cláusula 4.3.3.
Do.
La cláusula 4.4 sobre implementación y operación entra en detalle sobre qué procesos son importantes para establecer y mantener para tener un potente y exitoso SGA. El punto de partida es el establecimiento de los recursos, funciones, responsabilidades y autoridades (cláusula 4.4.1) para los procesos del sistema de gestión. Esto es seguido por la definición de las competencias requeridas para los procesos del SGA, la capacitación y los conocimientos necesarios para satisfacer estas competencias (cláusula 4.4.2). También debe existir comunicación (cláusula 4.4.3), documentación (cláusula 4.4.4) y control de documentos (cláusula 4.4.5), los cuales son necesarios para mantener los procesos y procedimientos del SGA, y que funcionen correctamente.
Cuando estos procesos estén listos, es hora de poner en marcha los controles operacionales (cláusula 4.4.6), necesarios para garantizar que los procesos de la organización pueden funcionar de tal manera que se controlan los efectos negativos sobre el medio ambiente. El paso final es tener planes de preparación y respuesta ante emergencias (cláusula 4.4.7) para cuando algo realmente vaya mal.
Check. La siguiente sección entera de la norma ISO 14001 se titula «Checking» (cláusula 4.5). Los métodos para hacer esto posible aparecen en el estándar como el seguimiento y la medición (cláusula 4.5.1), que se aplican a las características de la organización, lo cual puede tener un impacto significativo sobre el medio ambiente. La evaluación del cumplimiento (cláusula 4.5.2) y los procesos para la no conformidad, acción correctiva y acción preventiva (cláusula 4.5.3), son los procesos que se utilizan para asegurar que se cumplen los requisitos legales que se hayan identificado, y los procesos para reaccionar y corregir un problema cuando se detecta.
La sección de control de registros (cláusula 4.5.4) incluye los procesos que son necesarios para mantener los registros que son acumulados por las actividades de revisión del SGA. El último método de control incluido en el estándar es el proceso de auditorías internas (cláusula 4.5.5), que es una manera sistemática para revisar los procesos del SGA para validar que están cumpliendo con las disposiciones planificadas que se establecen para ellos.
Act. La sección final de la norma implica realizar una revisión por parte de la organización de toda la información recogida en los procesos de control; Esto se denomina revisión por dirección (cláusula 4.6). Esta actividad se realiza con el fin de reaccionar a la información obtenida y hacer cualquier ajuste necesario en los planes del SGA. Si cumple un objetivo, puede elegir un nuevo objetivo. Si hay problemas a la hora de alcanzar un objetivo, puede ser necesario revisar los recursos para el programa y hacer ajustes. Esta fase permite que se puedan modificar los planes para que el ciclo de mejora, Plan-Do-Check-Act, pueda empezar de nuevo.
Cómo usar el ciclo PDCA en su SGA
Utilizando el ciclo PDCA en un proceso, significa que se puede trabajar en conseguir mejoras en el proceso para una mayor efectividad. Si se da cuenta de que esto puede aplicar a todo el SGA, lo puede utilizar para mejorar el proceso general del sistema de gestión ambiental para alcanzar una mayor eficacia en la protección del medio ambiente, y de esta manera evitar impactos ambientales adversos. Después de todo, la protección del medio ambiente es la razón de que un sistema de gestión ambiental esté presente en las organizaciones.
