Ana Meskovska Di solito, quando le persone pensano alla documentazione del sistema di gestione della qualità, l’immagine che appare loro è quella di tonnellate di documenti, nonché di procedure inutili e burocratiche. Questo dipende dal fatto che spesso le aziende esagerano nel documentare i propri sistemi di gestione della qualità. Tuttavia, ciò non è necessario.
È pur vero che la norma internazionale per i sistemi di gestione per la qualità (ISO 9001) richiede una specifica documentazione (vedere questo articolo: Elenco dei documenti obbligatori richiesti dalla ISO 9001:2015). Gli scopi e i vantaggi della documentazione dell’SGQ sono molteplici: fornisce una chiara struttura delle attività all’interno di un’organizzazione, consente la coerenza dei processi e una migliore comprensione dell’SGQ, nonché fornisce evidenze del raggiungimento degli obiettivi e delle finalità. Nel preparare la documentazione dell’SGQ, ci si dovrebbe concentrare sull’efficienza e creare processi e documenti che siano applicabili alla propria organizzazione.
La gerarchia della documentazione dell’SGQ
La documentazione dell’SGQ può comprendere diversi tipi di documenti. Di solito, include documenti quali la politica della qualità, il manuale della qualità, procedure, istruzioni di lavoro, piani della qualità e registrazioni. La documentazione dell’SGQ può essere rappresentata dalla gerarchia illustrata nello schema seguente:
La ISO 9001 richiede che siano documentati vari tipi di informazioni; tuttavia, non tutte le informazioni devono essere documentate sotto forma di documenti separati. La norma è flessibile, in modo che l’organizzazione possa decidere il volume dalla documentazione e il livello delle informazioni documentate. Per esempio, le piccole aziende possono includere le procedure documentate all’interno del manuale dell’SGQ.
Come strutturare la documentazione del proprio SGQ
La norma internazionale ISO 10013:2001 Linee guida per la documentazione dei sistemi di gestione per la qualità fornisce indicazioni efficaci per il dimensionamento della documentazione dell’SGQ, nonché una panoramica dei contenuti e della struttura consigliati per i diversi tipi di documenti dell’SGQ. Le seguenti raccomandazioni tengono conto delle linee guida della ISO 10013.
1) Manuale della qualità. Il manuale deve essere adattato alla propria organizzazione. La struttura e i contenuti del manuale possono variare a seconda delle dimensioni dell’organizzazione, della complessità delle attività e della competenza del personale. Le piccole organizzazioni possono documentare l’intero SGQ in un solo manuale. D’altra parte, le grandi organizzazioni internazionali possono avere diversi manuali della qualità. In generale, il manuale comprende il campo di applicazione dell’SGQ, le esclusioni rispetto alla norma, i riferimenti dei documenti corrispondenti e il modello dei processi di business. La politica e gli obiettivi della qualità possono anch’essi far parte del manuale.
Il manuale della qualità deve comprendere la maggior parte dei seguenti elementi: titolo e indice; campo di applicazione dell’SGQ; esclusioni rispetto alla norma ISO 9001, informazioni sulle versioni e sull’approvazione; politica e obiettivi della qualità; descrizione dell’SGQ, il modello dei processi di business dell’organizzazione; definizione delle responsabilità per tutto il personale; riferimenti ai documenti e alle appendici corrispondenti. Maggiori informazioni su come documentare efficacemente un manuale della qualità si possono trovare in questo articolo: Scrivere un Manuale della Qualità breve .
2) Politica della qualità. Una politica costituisce un’affermazione dichiarativa fatta da un’organizzazione. Una politica della qualità dovrebbe dichiarare l’impegno dell’organizzazione per la qualità e il miglioramento continuo. Di solito, questa politica è usata per scopi promozionali e dovrebbe essere visibile all’interno delle sedi dell’organizzazione e sui suoi siti internet, quindi una politica della qualità breve è più pratica e costituisce la norma generale.
La Politica della qualità definisce le finalità della qualità verso cui tende l’organizzazione. Le finalità della qualità delle organizzazioni vengono definite quantificando gli obiettivi della qualità.
3) Procedure della qualità. Le procedure della qualità possono avere vari formati e strutture. Possono essere descrittive, cioè costituite da testi; possono essere più strutturate mediante l’utilizzo di tabelle; possono essere in forma grafica, per esempio diagrammi di flusso; oppure possono essere una combinazione qualsiasi di tutte queste forme.
Le procedure della qualità devono includere i seguenti elementi:
- Titolo – per identificare la procedura;
- Scopo – descrive la motivazione logica della procedura;
- Campo di applicazione – per spiegare gli aspetti coperti dalla procedura e quelli non coperti;
- Responsabilità e autorità di tutte le persone/funzioni coinvolte in qualunque parte della procedura;
- Le registrazioni derivanti dalle attività descritte nella procedura devono essere definite ed elencate;
- Controllo dei documenti – l’identificazione delle modifiche, la data di revisione, l’approvazione e la versione del documento devono essere inclusi in base a quanto stabilito dalla procedura fissata per il controllo dei documenti;
- Descrizione delle attività – è la sezione principale della procedura; riporta tutti gli altri elementi della procedura e descrive ciò che deve essere fatto, da chi e come, quando e dove. In alcuni casi, anche il “perché” deve essere chiarito. Inoltre, si devono illustrare gli input e gli output delle attività, comprese le risorse necessarie.
- Se necessario, possono essere inserite delle appendici.
4) Istruzioni di lavoro. Le istruzioni di lavoro possono far parte di una procedura oppure essere citate all’interno di una procedura. In generale, le istruzioni di lavoro hanno una struttura simile a quella delle procedure e contengono gli stessi elementi; tuttavia, le istruzioni di lavoro includono dettagli delle attività che si devono compiere, focalizzandosi sulla sequenza delle fasi, sugli strumenti e sui metodi da usare e sulla precisione richiesta.
La formazione del personale e l’utilizzo di personale competente può diminuire la necessità di istruzioni di lavoro molto dettagliate. Maggiori informazioni su questo argomento si possono trovare in Using Competence, Training and Awareness to Replace Documentation in your QMS.
Good QMS documentation is essential for an effective quality management system
Dimensionare la documentazione dell’SGQ sulla base delle proprie esigenze organizzative è essenziale per la funzionalità dell’SGQ. Inoltre, una documentazione adeguatamente strutturata renderà molto più semplici le tue attività, mentre una documentazione non corretta causerà solo problemi.
Clicca qui per scaricare un whitepaper gratuito Checklist della documentazione obbligatoria richiesta dalla ISO 9001:2015.
