John Nolan I paragrafi 7.2 e 7.3 della ISO 9001:2015 sono dedicati a formazione, competenza e consapevolezza e la revisione del 2015 conterrà gli stessi termini e requisiti. L’importanza della competenza e della consapevolezza è praticamente ovvia: dopo tutto, non importa quanto siano ben fatti i tuoi processi e la documentazione, se le persone non sono consapevoli di ciò che esiste, allora il tuo Quality Management System (QMS) non sarà efficace. Abbiamo analizzato i materiali di formazione della ISO 9001 nel precedente post: ISO 9001 awareness training material: “How to create it, what it should contain”, ma per il momento concentriamoci su competenza e consapevolezza.
Competenza e consapevolezza: da dove cominciare
Non tutti, all’interno della tua organizzazione, hanno bisogno di conoscere ogni parola della norma ISO 9001 e alcune scuole di pensiero suggeriscono che non tutti debbano necessariamente nemmeno leggere la norma. Io, personalmente, non sono d’accordo. Ogni volta che inizio un processo di implementazione della ISO 9001 in un’organizzazione con una sessione di formazione sull’implementazione, di solito termino chiedendo a tutti di leggere la norma, ove possibile in base alle dimensioni dell’azienda, nonché di firmare per fornire un’evidenza per la loro registrazione della formazione del fatto che hanno partecipato. Nelle organizzazioni più ampie, ciò può limitarsi al team di progetto, naturalmente. Ritengo, ove possibile, che ciò sia fondamentale; dopo tutto, come si può sperare di ottenere la conformità e raggiungere l’eccellenza in riferimento a qualunque norma se alcuni membri del team non sono pienamente consapevoli di ciò che tale norma richiede? Ogni dipendente che entra a far parte dell’organizzazione nel corso del processo deve fare lo stesso. Bene, questo è un inizio, ma adesso?
Competenza e consapevolezza: come mantenerle
Dovunque ci si trovi nel proprio percorso di accreditamento, o se semplicemente si sta cercando di mantenere il proprio SGQ dopo aver superato una verifica ispettiva, è necessario fare in modo che competenza e consapevolezza siano in cima alle proprie preoccupazioni. Non c’è un modo stabilito per riuscirci, ma ecco alcuni spunti che potrebbero essere adeguati per la tua organizzazione:
- Creare una newsletter periodica per mantenere i dipendenti informati via email.
- Chiedere ai responsabili della produzione e della qualità se puoi tenere un breve aggiornamento di 5 minuti in occasione delle riunioni periodiche della qualità e della produzione per informare direttamente i rispettivi team delle novità.
- Creare un questionario “divertente” con cui il personale possa mettere alla prova le proprie conoscenze nel tempo: programma e pianifica la pianificazione sulla base di dove presumi che possa essere presenti lacune.
- Inserisci le ultime notizie sulla tua attività ISO all’interno delle bacheche aziendali nella zona della reception.
- Fai in modo che i leader dell’organizzazione siano coinvolti nelle comunicazioni, per approfondire questo argomento leggi questo post: Come essere conformi ai nuovi requisiti della leadership della ISO 9001:2015.
- È essenziale registrare le tue evidenze della formazione e comunicazione nella Matrice della formazione per dimostrare che queste attività sono state effettuate su base regolare.
Sarai in grado di valutare quali misure devono essere intraprese per assicurare che competenza e consapevolezza siano a livelli accettabili, in base alla tua conoscenza della tua organizzazione. Inoltre, per quanto riguarda eventuali modifiche delle normative di riferimento (come nel caso delle prossime modifiche della norma 2015), assicurati che le informazioni siano comunicate, eventuali domande ottengano risposta e le evidenze della formazione siano registrate.
Competenza e consapevolezza: sono richieste evidenze?
Se devi assicurare che competenza e consapevolezza siano a un livello accettabile durante il tuo processo di preparazione della verifica, avrai bisogno di fornire evidenze del lavoro che hai fatto per riuscirci più facilmente, come spiegato sopra. Fornire al revisore le evidenze documentate di cui abbiamo parlato prima è essenziale, ma un buon revisore valuterà rapidamente le conoscenze del personale e l’importanza che esso attribuisce al processo stesso della ISO 9001, semplicemente parlando con i dipendenti nel corso della verifica. TPertanto, è importante che tu fornisca la guida e le conoscenze per assicurare che la forza lavoro sia istruita e focalizzata sugli aspetti importanti dell’SGQ e della norma ISO 9001. Dato che la conoscenza degli obiettivi, delle aspettative e dei requisiti della norma costituisce il punto di partenza fondamentale, non ci può essere nessun miglioramento continuo senza competenza e consapevolezza, e ricorda: nessun miglioramento continuo significa niente conformità.
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